在Office辦公軟件面前，敢說這軟件什么都懂、什么都會的人，我敢說，在整個中國都找不到一個。

那么，我們?nèi)绾慰焖賹W(xué)會并且熟練掌握office辦公軟件呢？

一、Office三大軟件PPT、Excel、Word到底先優(yōu)先學(xué)習(xí)那個？

答案是都不是，而是Outlook，收發(fā)電子郵件啊，這玩意需要學(xué)嗎？大多數(shù)人能“自學(xué)成才”，EQ比較高的人會懂得電子郵件的發(fā)送禮儀。

需要注意是Outlook的很多功能都是和郵件發(fā)送禮儀有關(guān)的，這個大家應(yīng)該都“懂”！

那排名第二呢？就看自己的工作職位的需要！比如行政文員可能Word用得比較多，做數(shù)據(jù)分析管理的用Excel比較多，銷售市場或經(jīng)理級別用PPT比較多。員工用PPT大多數(shù)是為了做工作匯報。

比較有有趣的是IT工程師往往用到Word也比較多，因?yàn)橐獙懴到y(tǒng)維護(hù)文檔給客戶，不會玩Word會被多章節(jié)排版搞瘋的，就是傳說中的1.1、1.1.1,那玩意。

總結(jié)，根據(jù)自己工作的使用頻率最高軟件來絕對先掌握那個軟件。Excel培訓(xùn)需求最高，其次是PPT，最后是Word。

二、如果確定了要學(xué)的軟件，那具體應(yīng)該如何入手？

這個問題不得不提到，軟件“個性”的問題，說白了就是套路，學(xué)習(xí)任何的東西都有套路，也就是我們所謂的方法，學(xué)習(xí)某個專業(yè)技能的方法，其實(shí)這個套路應(yīng)該是在大學(xué)教育里培養(yǎng)出來的，作為一個大學(xué)生的最“基本”能力就是能快速掌握學(xué)會本專業(yè)相關(guān)的新技能和方法。

可是我們中國的大學(xué)教育你們都懂的，所以幾乎所有的求職者簡歷上都會信誓旦旦的寫著：熟練掌握辦公軟件。我有一段時間也兼職過幾天的面試官，我常問求職者的一個問題，如果文件夾內(nèi)十個Excel工作簿，如何一次性把他們都打開？幾乎沒有能解答出來？因?yàn)檫@就不是一個Office問題！你知道不知道？方法很簡單，選中這十個工作簿，敲回車就好了。

Word學(xué)習(xí)方法

首先了解每個軟件的“個性”。首先來講講Word。學(xué)習(xí)Word一定是承上啟下，一口氣搞定。什么意思？技巧和技巧是環(huán)環(huán)相扣的，前面操作有問題，就會影響后面的操作。

下圖的金字塔結(jié)果來看，越頂端也“高端”！

大部分人的水平都在頁面設(shè)置階段甚至偏下，更多人可能就是用來打字存儲文字內(nèi)容的，通過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)可以達(dá)到“排版自動化進(jìn)階”水平，也就意味著可以把公司的文檔都做成格式模板直接調(diào)用就好了，這已經(jīng)極大的提高了文案排版的效率。

至于更多高端的“綜合應(yīng)用進(jìn)階”，只需要掌握“郵件合并”即可。不過說起來容易，郵件合并的強(qiáng)大功能可以讓你學(xué)好幾天，掌握“信函”和“標(biāo)簽”就夠你用了，當(dāng)然如果能輸出到outlook里面自動生成郵件發(fā)出去，那就完美了。

(Word有專門的郵件面板，足以說明這個功能的強(qiáng)大)

所以一定把Word的學(xué)習(xí)當(dāng)成一個“整體”去學(xué)習(xí)，而且一定是系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)所謂的分散的Word小技巧，提整體的Word辦公提升效果并不明顯。

Excel學(xué)習(xí)方法

Excel這個軟件的個性就是多面手，他的各個層面可以各成“體系”，從下圖可以很容易看懂，每個“體系”可以解決一種層面的問題，也就說如果工作中用Excel缺哪兒不會就補(bǔ)哪兒，如果全都缺，就全部補(bǔ)，每個都了解一點(diǎn)點(diǎn)也行，不用玩得特別深，就可以足以應(yīng)付工作。比如Excel一點(diǎn)都不會，那就學(xué)表格整理操作技巧。如果數(shù)據(jù)分析玩不轉(zhuǎn)，就學(xué)數(shù)據(jù)分析部分。如果老板對圖表有要求，那就把圖表制作做好。當(dāng)然如果先把Excel做成模板，那函數(shù)必不可少，當(dāng)然掌握幾個常用函數(shù)也會讓工作效率翻倍。

如果會玩點(diǎn)VBA，你就是超級大神牛人（IB用）。

總結(jié)一下，Excel是個多面手，缺哪兒補(bǔ)哪兒，“體系”比較平等，技巧之間的聯(lián)動性相對Word較少，但功能技巧之間的搭配也很重要，比如某個函數(shù)和某個函數(shù)搭配可以解決某類問題等等，甚至能夠放入某個工作場景里，否則大家會有一問題？我干嘛要學(xué)這個技巧？這個技巧和我有關(guān)系嗎？

最后要說明一下的是，Excel這個軟件目前向著大數(shù)據(jù)對接的思路在進(jìn)行發(fā)展，比如可以與SQL數(shù)據(jù)庫直接進(jìn)行數(shù)據(jù)加載讀取，比如集成PowerBI這樣的強(qiáng)大數(shù)據(jù)商務(wù)智能分析，這些都算是專業(yè)領(lǐng)域的使用。

如果對前面的技能比較熟練的基礎(chǔ)上可以在對此部分進(jìn)行了解和學(xué)習(xí)，讓Excel成為你工作的IB（install B）利器。

PPT學(xué)習(xí)方法

PPT這個軟件有點(diǎn)“深藏不露”的個性。這個軟件是三大Office辦公套件中，面板上按鈕個數(shù)最少的軟件之一，僅次于Outlook,但這個軟件是職場中必用的一個軟件，做工作匯報必用。要求高一點(diǎn)銷售對外銷售的時候演示使用，要求更高市場部做產(chǎn)品發(fā)布等，需要用到設(shè)計更加專業(yè)的PPT要求，設(shè)置有些需求已經(jīng)超過了PPT本身的需求。

PPT的這個軟件的優(yōu)勢在于，用比較簡單的操作實(shí)現(xiàn)比較專業(yè)的演示表達(dá)。但某些PPT愛好者會過度使用這個軟件，導(dǎo)致為了達(dá)到一個效果，而浪費(fèi)大量的工作時間。

在沒有掌握PPT美圖設(shè)計繪制之前，重點(diǎn)放在PPT的文案邏輯表達(dá)梳理和PPT這個軟件是實(shí)用操作上，也就是下圖的開始兩個階段。

如果對軟件的功能有初步的認(rèn)識后，可以開始學(xué)習(xí)PPT設(shè)計的部分，其實(shí)就是對文案的圖文混排操作，這時“平面設(shè)計”的相關(guān)理念甚至是“三維的設(shè)計理念”會隨之引入。

設(shè)計部分的學(xué)習(xí)就沒有底線了，因?yàn)槊總€人對PPT美的標(biāo)準(zhǔn)都沒底，所以只需滿足一般平面設(shè)計的審美標(biāo)準(zhǔn)即可。學(xué)習(xí)那種有標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)計思路與布局。

比較有意思的是，PPT設(shè)計這個層面是很多所謂的ppt高手善于發(fā)揮的部分，就是因?yàn)樗麤]有標(biāo)準(zhǔn)，所以可以任意發(fā)揮，所以教程的質(zhì)量就因人而異了。

所以你會發(fā)現(xiàn)大部分的PPT的教程都會集中在“要把PPT做好看”這個層面，但在實(shí)際職場中可能PPT的邏輯表達(dá)和文案的準(zhǔn)備，比PPT做好看更重要。

最后我們聊聊PPT動畫部分，這部分如果單獨(dú)拎出來研究，都可以分成好幾個層次，通常的理解，“動畫”的一般作用有兩個，一個是控制演講者的演講流程，二是對復(fù)雜圖形或流程的分解演示，有助于觀眾理解其運(yùn)行方式。

如果要高階，可以將PPT的動畫與切換功能進(jìn)行配合做成“宣傳片”，這個技能非一日之寒，但也有思路技巧可循，但在職場的使用幾率相對較低，找專業(yè)廣告公司就能搞定，無需自己學(xué)習(xí)，通常PPT愛好者可自行研究。

三、三個軟件都學(xué)會了，應(yīng)該怎么用？

三個軟件都熟練就要學(xué)會相互的協(xié)調(diào)辦公，比如PPT的文案內(nèi)容可以通過Word整理好再導(dǎo)入。

Excel的數(shù)據(jù)可以通過Word的郵件合并進(jìn)行后期的文案加工。Excel的圖表可以方便的與Word或PPT進(jìn)行數(shù)據(jù)更新等等，這類相互合作的工作技巧也會使工作效率大大的提高。還是那句話，Office三大件學(xué)會了終身受用，甚至我老媽都用Excel來記錄每天的買菜情況，做出環(huán)形圖分析賣肉買魚買蔬菜的金額比例已進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。

推薦大家用Excel進(jìn)行購物記賬管理，你就會發(fā)現(xiàn)，很多可以不買的東西真可以不買，在沒有賺到第一桶金前，鈔票一定是省出來的。所以千萬不要被所謂“錢是掙出來的這種理論所忽悠”。沒有積累怎么掙錢？

今天就到這里，希望對想系統(tǒng)學(xué)習(xí)Office的小伙伴有幫助。