在這個(gè)信息爆炸的時(shí)代，處處充斥著各類(lèi)信息。作為運(yùn)營(yíng)自媒體的一員，在海量信息中收集信息，轉(zhuǎn)化為素材，并對(duì)文件進(jìn)行有效的管理，才是對(duì)我們的一個(gè)挑戰(zhàn)。

▍背景

      我們團(tuán)隊(duì)有 8 個(gè)人，是一幫大學(xué)時(shí)的好友，現(xiàn)在都有各自的工作。幾個(gè)月前，我們想做一個(gè)副業(yè)，寫(xiě)公眾號(hào)，登上自媒體的時(shí)代班車(chē)。

      關(guān)于這份「工作」，我們一開(kāi)始的分工如下：

收集

      每天，我們的設(shè)備都會(huì)推送大量訂閱的信息，我們各自會(huì)從新聞、軟文、科普，或者想法中挑選出一些有價(jià)值的信息，并放在下一步的「分享」任務(wù)中。此外，還有很多平時(shí)的靈感和想法，都會(huì)主動(dòng)收集起來(lái)，作為「信息的初步篩選」。

分享

      在我們各自都或多或少地收集了「可以寫(xiě)」的信息之后，會(huì)將這些信息發(fā)布，我們使用釘釘群、微信群來(lái)作交流，大家一起討論、分析各種選題，使之進(jìn)一步地得到落實(shí)。

寫(xiě)作

      當(dāng)確立了選題之后，我們通常 1-2 人一起完成一篇文章，而其中更多的時(shí)間只是各自寫(xiě)各自的選題，寫(xiě)好了再發(fā)到群里，大家討論。因?yàn)橛?8 個(gè)人，負(fù)責(zé)寫(xiě)稿的有 4-5 人，平均分配給每個(gè)選題的時(shí)間周期長(zhǎng)，各小組對(duì)應(yīng)的交稿時(shí)間也相對(duì)寬松。

協(xié)作流程的改進(jìn)

      可是，反觀這樣的工作模式，我們都發(fā)現(xiàn)這樣的工作效率并不高。作為一個(gè)寫(xiě)公眾號(hào)的團(tuán)隊(duì)，我們發(fā)現(xiàn)實(shí)際的協(xié)作僅在于信息的分享，以及討論可行性。而且我們經(jīng)常遇到一個(gè)項(xiàng)目多人參與的情況，每個(gè)人負(fù)責(zé)一部分工作，資料都在各自電腦本地，項(xiàng)目信息可以通過(guò)開(kāi)會(huì)同步，但當(dāng)前項(xiàng)目資料實(shí)時(shí)變化無(wú)法同步。

      為了規(guī)避這樣的情況，造成時(shí)間的浪費(fèi)，最重要的部分——寫(xiě)作，往往都獨(dú)立完成。這樣的文章卻少了團(tuán)隊(duì)的思考和配合，帶來(lái)的結(jié)果是文章中總是存在一些缺陷，例如客觀性、文法邏輯、排版等……如果離預(yù)期稿件還有一段距離的，我們還會(huì)反復(fù)在群里收發(fā)這一篇稿件，反復(fù)修改，耗費(fèi)了很多時(shí)間和精力。

      對(duì)于存在的這些問(wèn)題，我也曾和我的團(tuán)隊(duì)一同討論：

Q：對(duì)于收集信息的階段，還存在什么問(wèn)題？

A: 我發(fā)現(xiàn)提交的時(shí)候會(huì)出現(xiàn)重復(fù)相似的素材，這樣實(shí)際上浪費(fèi)了一半的時(shí)間。

A2: 對(duì)于歷史分享過(guò)的消息，要不停地上翻查找聊天記錄，很累。

Q：對(duì)于素材的管理，我認(rèn)為有些混亂，你們覺(jué)得呢？

A：的確，對(duì)于遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)協(xié)作，目前在微信群里討論選題時(shí)，時(shí)而會(huì)發(fā)生信息錯(cuò)位、理解錯(cuò)誤，都是由于缺少可視化操作的低效信息傳遞問(wèn)題。此外，我們沒(méi)有辦法直觀地在素材中進(jìn)行標(biāo)注和交流。

Q：為何無(wú)法實(shí)現(xiàn)多人都參與到一個(gè)選題的創(chuàng)作？

A：如果更多的人參與到一個(gè)項(xiàng)目，理論上會(huì)得出更好的結(jié)果；但沒(méi)有辦法實(shí)時(shí)同步，在文件流轉(zhuǎn)過(guò)程中信息無(wú)法得到有效的傳遞。

需要解決的問(wèn)題

      歸納以上我們團(tuán)隊(duì)的 Q&A，產(chǎn)生的問(wèn)題主要在于：

      查找文件速度低下

      頻繁地收發(fā)文件

      編輯時(shí)缺少交流

      項(xiàng)目?jī)?nèi)外對(duì)接低效

      這些問(wèn)題，一直讓我們的工作效率不高，文章產(chǎn)出的質(zhì)量也沒(méi)有預(yù)期中的好，而且都覺(jué)得工作流程有些復(fù)雜，長(zhǎng)期幾個(gè)項(xiàng)目下來(lái)，令人頭疼。

      為了我們的協(xié)作項(xiàng)目變得簡(jiǎn)單和高效，我們團(tuán)隊(duì)也開(kāi)始尋找解決問(wèn)題的途徑……

      首先，回到最根本的地方，一切問(wèn)題都是關(guān)于文件的，不論是文稿、表格、腦圖還是圖片，我們團(tuán)隊(duì)都是圍繞這些東西工作的，在之前的項(xiàng)目協(xié)作中，它們似乎從互聯(lián)網(wǎng)上收集后就成為了在微信聊天記錄中的信息流，漸行漸遠(yuǎn)……沒(méi)有一個(gè)固定的位置來(lái)存放。如果這些最根本的文件問(wèn)題無(wú)法得到有效解決，那么工作效率更是無(wú)從談起。

 

▍那么，這些文件該如何儲(chǔ)存呢？

      放棄了通過(guò)傳統(tǒng)聊天工具進(jìn)行協(xié)作的方式后，云端協(xié)作辦公平臺(tái)成為更好的方式——那也就是企業(yè)網(wǎng)盤(pán)。在對(duì)企業(yè)網(wǎng)盤(pán)進(jìn)行了解之后，我們找到了億方云、堅(jiān)果云、金山企業(yè)網(wǎng)盤(pán)、搜狐企業(yè)網(wǎng)盤(pán)等等網(wǎng)盤(pán)服務(wù)提供商。

首先是價(jià)格

       眾所周知，企業(yè)網(wǎng)盤(pán)服務(wù)肯定都要收費(fèi)，對(duì)于一個(gè)我們這樣的小規(guī)模自媒體團(tuán)隊(duì)，許多企業(yè)網(wǎng)盤(pán)動(dòng)輒 500-600 的年費(fèi)，有的甚至一兩千，在還沒(méi)有可觀收入的前提下，我們更看重的是免費(fèi)的服務(wù)。

      億方云體驗(yàn)版，沒(méi)有年費(fèi)，人數(shù)上限 5 人，而且擁有 20G 的儲(chǔ)存空間，對(duì)小團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)，綽綽有余。對(duì)比之下，搜狐企業(yè)網(wǎng)盤(pán)付費(fèi)版才提供 10G，堅(jiān)果云也要付費(fèi)，雖然其提供的儲(chǔ)存空間要多一些，有 50G，但是在億方云高性?xún)r(jià)比的優(yōu)勢(shì)下，我們還是選擇了億方云。

文件管理優(yōu)勢(shì)

      在最終決定之前，我們也對(duì)億方云進(jìn)行了一番考察和對(duì)比。到底靠譜嗎？能否為我們團(tuán)隊(duì)產(chǎn)生的問(wèn)題提供解決方案呢？

上傳

       對(duì)比堅(jiān)果云，億方云能夠支持不限文件大小，而且能夠秒傳大文件，這些是堅(jiān)果云付費(fèi)版也不具有的。同時(shí)支持?jǐn)帱c(diǎn)續(xù)傳，上傳文件很省心。操作行云流水，不浪費(fèi)我的時(shí)間。

搜索

       除了支持通過(guò)文件/文件夾的基礎(chǔ)搜索功能，還可以自定規(guī)則來(lái)高級(jí)搜索，這也是堅(jiān)果云和搜狐企業(yè)網(wǎng)盤(pán)所不具備的。

預(yù)覽

      比較下來(lái)，各網(wǎng)盤(pán)都支持 Office、PDF、圖片等常見(jiàn)文件的預(yù)覽，但唯獨(dú)億方云獨(dú)樹(shù)一幟，支持高級(jí)預(yù)覽，能夠預(yù)覽更多類(lèi)型的文件，這對(duì)于應(yīng)用類(lèi)型更復(fù)雜的工作場(chǎng)景來(lái)說(shuō)更加便捷。

編輯

      都支持文件/文件夾的新建、復(fù)制、移動(dòng)、刪除、重命名、預(yù)覽、打開(kāi)等操作，以及還原刪除的文件。但億方云的一個(gè)功能正好戳中了我們的痛點(diǎn)，文件評(píng)論功能，成員可以就該文件進(jìn)行討論，讓問(wèn)題能夠很快地得到解決。

開(kāi)始使用

      在文件管理提供商的篩選中，億方云的高性?xún)r(jià)比是我們的首選，功能很多，界面也很簡(jiǎn)潔，就像打開(kāi)了自己電腦的另外一個(gè)文件夾，不需要太多的學(xué)習(xí)成本，即可上手使用。以下為億方云的一些特色功能，提高了協(xié)同工作的效率。

方便的評(píng)論功能

       簡(jiǎn)單的幾個(gè)步驟，即可將文件發(fā)給同事，分享時(shí)還可以添加留言。對(duì)方會(huì)接收到相應(yīng)文件的提醒。

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方便的「消息」欄

       億方云的消息基于文件的，每次討論都只與當(dāng)前的文件有關(guān)，保障了討論質(zhì)量。

文件預(yù)覽

       億方云支持多種文件的預(yù)覽，有時(shí)候懶得下載到本地，可以直接在客戶(hù)端中打開(kāi)在線(xiàn)查看。除了常規(guī)的文檔格式支持，PSD、SVG、EPS 等圖片格式也不在話(huà)下。

▍使用億方云帶來(lái)的改變

      在億方云的加持下，我們團(tuán)隊(duì)的工作效率得到了明顯提升，而工作流程也變得簡(jiǎn)單了許多。不需要再頻繁打開(kāi)、切換聊天軟件、寫(xiě)作軟件，很多操作直接在億方云的客戶(hù)端就可以完成。

      我們此前產(chǎn)生的棘手問(wèn)題在億方云中得到了解決。億方云有一個(gè)很贊的文件評(píng)論功能，可以對(duì)所需素材直接進(jìn)行討論。同時(shí)，查找素材也十分方便，直接通過(guò)簡(jiǎn)單的輸入，回車(chē)，即可實(shí)現(xiàn)。另外，終于可以實(shí)現(xiàn)多人參與一個(gè)項(xiàng)目的寫(xiě)作，文件實(shí)時(shí)更新，保持信息同步。避免了文件傳輸?shù)姆爆嵾^(guò)程，大幅提升團(tuán)隊(duì)工作效率。

      現(xiàn)在我們的工作流程也有了不少改進(jìn)，從原來(lái)的「收集 – 分享 – 寫(xiě)作」也在網(wǎng)盤(pán)中變成「收集 – 寫(xiě)作」。因?yàn)槭占骄W(wǎng)盤(pán)的同時(shí)就可以針對(duì)該文件進(jìn)行討論分析，不需要再單獨(dú)作為一個(gè)程序去走，讓我們的工作變得簡(jiǎn)單高效。對(duì)我而言，甚是歡喜。

      另外，億方云的移動(dòng)客戶(hù)端（iOS、Android）界面簡(jiǎn)潔，功能強(qiáng)大。出門(mén)在外沒(méi)有攜帶電腦時(shí)，也能實(shí)時(shí)處理消息，輕松查看文件，常用的功能都觸手可及。總而言之，當(dāng)我用上了億方云，我們團(tuán)隊(duì)的工作幾乎將所有部分都交給了它，現(xiàn)在都已經(jīng)離不開(kāi)億方云了。此外，關(guān)于數(shù)據(jù)安全問(wèn)題，億方云在這方面也做的很出色，很讓我放心。

 

▍更多功能

      在使用過(guò)程中，億方云中存在令我們耳目一新同時(shí)也帶來(lái)極大便利的一些功能，讓我覺(jué)得「咦？網(wǎng)盤(pán)原來(lái)也能這么玩？」

文件歷史版本

       隨著文件的不斷修改和更新，億方云會(huì)自動(dòng)保存文件的歷史版本和歷史修改記錄，可隨時(shí)追溯查看，免費(fèi)版支持10個(gè)歷史版本保留，最多支持 100 個(gè)歷史版本保留。歷史版本可實(shí)現(xiàn)設(shè)為「最新版本」「下載」和「刪除」等操作。

發(fā)起文件收集

      在億方云上發(fā)起文件收集邀請(qǐng)，被邀請(qǐng)人接收到信息后，可以自行將文件上傳到指定的文件夾中，無(wú)需傳統(tǒng)的郵件或微信收發(fā)，大大減少文件收集時(shí)間。

文件審閱

      和以往檢查文件就是打開(kāi)細(xì)讀一遍不同，當(dāng)文件需要多人確認(rèn)時(shí)，可發(fā)起審閱，支持多個(gè)文件同時(shí)發(fā)起審閱 。審閱可導(dǎo)出 Word 格式的記錄文件，包含審閱詳情（標(biāo)題、發(fā)起人、發(fā)起時(shí)間、審閱人）、審閱文件和審閱回復(fù)。

團(tuán)隊(duì)內(nèi) / 外協(xié)作

      這樣的功能能讓項(xiàng)目?jī)?nèi)外的人交接，同時(shí)也不影響項(xiàng)目?jī)?nèi)的工作。可按項(xiàng)目需求與外部協(xié)作者建立共享空間，也支持對(duì)不同成員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，保證文件安全前提下實(shí)現(xiàn)各種協(xié)作需求。例如，寫(xiě)作組與視覺(jué)組分工協(xié)作，互不干擾，而又可以分享一些共同主題的文件，來(lái)實(shí)現(xiàn)步調(diào)一致。

本地 / 云端同步

      另外，非常值得一提的一點(diǎn)，在于本地文件實(shí)時(shí)與云端文件同步，意味著我不再需要把文件從本地復(fù)制，再粘貼到億方云中。省去了文件傳輸?shù)倪^(guò)程，使媒介「網(wǎng)盤(pán)」的概念淡化，只有本地和云端的差別。

      這一功能在開(kāi)始使用網(wǎng)盤(pán)時(shí)就會(huì)提示用戶(hù)設(shè)置，之后「我的企業(yè)文件中」的用戶(hù)根目錄中的所有內(nèi)容都可以與用戶(hù)的設(shè)備同步，簡(jiǎn)單方便，推薦使用。

      如果錯(cuò)過(guò)了這個(gè)設(shè)置，不用擔(dān)心，只要選中了文件/文件夾，右鍵后選擇「同步到本地」；另外，客戶(hù)端內(nèi)的右上角總會(huì)有一個(gè)「同步」開(kāi)關(guān)，打開(kāi)即可享受高效的文件管理方式。

 

▍寫(xiě)在最后

      關(guān)于億方云，對(duì)我?guī)?lái)了極大的便利，單是免費(fèi)版就能提供強(qiáng)大的功能，滿(mǎn)足各種協(xié)作需求。在億方云的支持下，我們團(tuán)隊(duì)公眾號(hào)此前產(chǎn)生的種種問(wèn)題都得到了很好的解決，出稿效率得到了很大的提升，文章質(zhì)量也得到了優(yōu)化。這讓我們可以一心投入到創(chuàng)作當(dāng)中，而不被文件管理問(wèn)題所煩惱。

      我們團(tuán)隊(duì)也將會(huì)繼續(xù)支持億方云，并且在日后會(huì)考慮升級(jí)套餐方案，能帶來(lái)更多的實(shí)用功能，讓原創(chuàng)的好文贏在起跑線(xiàn)上。