一個公司如果沒有設立文件共享的工具，信息傳遞就會受到很大的阻礙。若是剛處于微創階段，團隊人數較少，還體現不出文件共享這個功能的價值，只需要通過郵箱、微信這種傳輸的工具也能夠解決。但當公司不斷地發展，公司員工的群體不斷地壯大，各個部門漸漸獨立分開負責項目的部分任務，當一份文件需要下放時，就要先告知部門主管，再由部門主管下達到各個成員，這樣一層一層的傳遞，既耗時又耗力。
這個時候，文件共享就變得極為重要，縮減了很大的工作量。
公司可以通過使用企業網盤來實現文件共享的目的，雖然說個人網盤也能夠達到文件共享，但是企業網盤的數據安全性更加可靠，企業文件屬于保密文件，自然也是需要更強的保密性。
以億方云企業網盤為例，企業可以按照自己的組織框架來建立各個部門的共享文件，如果合作人也想要查看文件，也可以通過郵箱、手機號邀請外部人員共享，或者通過發送外鏈、二維碼分享文件。
共享文件還設有分享對象、下載權限、訪問期限、訪問密碼四項權限設置，來保證文件的安全。
