相比個(gè)人文檔管理，團(tuán)隊(duì)文檔管理才是難上加難。

        除了文檔的整理歸類、安全存儲(chǔ)，還涉及到權(quán)限管理、文檔協(xié)作等更多的需求。

        團(tuán)隊(duì)文檔類工具如此之多且功能各異，很多團(tuán)隊(duì)或中小公司在挑選的時(shí)候，難免就會(huì)眼花繚亂。

        作為一個(gè)工具控，我就來盤點(diǎn)一下當(dāng)下比較主流的團(tuán)隊(duì)文檔類工具，幫助大家選擇最適合自己team的工具。

        一、對(duì)團(tuán)隊(duì)文檔管理的需求：存儲(chǔ)>管理>協(xié)作

        團(tuán)隊(duì)對(duì)文檔管理的需求分為三個(gè)層面：

        首先要滿足團(tuán)隊(duì)文檔的存儲(chǔ)需求，當(dāng)然同時(shí)要保證存儲(chǔ)安全；

        其次是文檔管理，團(tuán)隊(duì)文檔雜多，要能夠進(jìn)行多級(jí)目錄分類以方便檢索，此外還要求能夠?qū)Τ蓡T權(quán)限和文檔權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，保證文檔安全不泄露；

        最后，是滿足多人團(tuán)隊(duì)對(duì)協(xié)作的需求，很多時(shí)候一份文檔需要很多人一起來修修改改，這時(shí)協(xié)作功能就能幫助團(tuán)隊(duì)大大提升效率。

        二、對(duì)比緯度詳細(xì)介紹

        我的盤點(diǎn)會(huì)以上述三個(gè)大需求點(diǎn)為主要緯度，對(duì)各款產(chǎn)品進(jìn)行對(duì)比。在此先介紹一下每個(gè)緯度內(nèi)細(xì)分的功能要求，以整理需求，好在下一部分中能更有針對(duì)性的找到自己需要的工具。

        想直接看產(chǎn)品對(duì)比的朋友，可以跳過本部分。 

        1. 存儲(chǔ)

        存儲(chǔ)首先要求足夠的存儲(chǔ)空間，其次要求技術(shù)安全。

        現(xiàn)在市面上團(tuán)隊(duì)文檔管理工具備份數(shù)據(jù)用的比較多的是AES-256加密標(biāo)準(zhǔn)，此算法被軍方和金融行業(yè)廣泛使用。網(wǎng)絡(luò)傳輸上，一般采用了SSL加密通道或HTTPS加密技術(shù)來保證傳輸?shù)陌踩裕@兩者一般應(yīng)用于網(wǎng)銀及支付系統(tǒng)的傳輸。

        AES-256安全嗎？

        如果1秒鐘嘗試20億億次不同的組合，那么所需時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于太陽(yáng)的壽命：

        2^256>2^(10*25)>10^(3*25)=10^75。

        10^75/（20*10^8*10^8*86400*365）=10^58/86400/365/2>10^50年>>>太陽(yáng)壽命6*10^9億年。

        也就是說，就備份技術(shù)而言，今天我對(duì)比的產(chǎn)品的安全性都是能夠得到保障的。

        2. 管理

        (1) 團(tuán)隊(duì)管理

        提供的帳號(hào)數(shù)量上限要大于公司人數(shù)；

        能夠建立公司組織架構(gòu)，從而根據(jù)不同層級(jí)部門來管理不同團(tuán)隊(duì)的文檔；

        能夠?qū)Τ蓡T進(jìn)行不同的權(quán)限管理，保證可控。

        (2) 文檔管理

        能夠進(jìn)行多級(jí)目錄分類，以合理歸類整理；

        能夠?qū)ξ募?quán)限進(jìn)行設(shè)置，來保證文檔不泄露給無關(guān)的內(nèi)部人員；

        能夠?qū)Ψ窒礞溄訖?quán)限進(jìn)行設(shè)置，以保證文件不泄漏給無關(guān)外部人員；

        如果能在本地創(chuàng)建一個(gè)文件夾，該文件夾內(nèi)的文件可自動(dòng)同步到云端，會(huì)更方便管理文檔。

        3. 文檔協(xié)作

        支持文檔文本，即多人同時(shí)編輯一份文本，免去傳輸流程，以提高工作效率；

        支持協(xié)作表格，滿足一些簡(jiǎn)單的表格使用場(chǎng)景； 支持歷史版本的查看和恢復(fù)，防止文檔崩潰或后期內(nèi)容失誤造成的資料損失，最好還能查看每一版具體的修訂部分；

        能夠?qū)ξ募M(jìn)行評(píng)論，針對(duì)文檔直接溝通，可省去在即時(shí)通訊平臺(tái)再討論的麻煩，如果能支持對(duì)部分文字進(jìn)行評(píng)論就更便于溝通；

        要求編輯方式靈活，最好線上線下都能進(jìn)行編輯；

        部分人如PM或技術(shù)人員等有用markdown編輯器的習(xí)慣，所以最好也支持markdown，屬加分項(xiàng)。

        4. 易用性

        盡可能多終端通用，來滿足不同的團(tuán)隊(duì)文檔使用場(chǎng)景。

        三、市面上的團(tuán)隊(duì)文檔協(xié)作及管理工具對(duì)比

        市面上的團(tuán)隊(duì)文檔管理、協(xié)作類工具五花八門，經(jīng)典的如國(guó)外的Google Docs，功能強(qiáng)大又有安全保障。國(guó)內(nèi)的如億方云企業(yè)網(wǎng)盤、金山旗下的WPS云文檔、網(wǎng)易的有道云協(xié)作，協(xié)作類的如以小而美著稱的石墨文檔等等。

        不同工具的側(cè)重點(diǎn)和提供的功能都有所區(qū)別，也沒有最好而言，適合自己team需求的就是最好的。

        1. 國(guó)外

        國(guó)外的團(tuán)隊(duì)文檔工具普遍功能強(qiáng)大，但于國(guó)內(nèi)而言，最大的不便就是需要翻墻才能使用。即使翻墻使用，網(wǎng)絡(luò)也并不穩(wěn)定，這就間接導(dǎo)致了許多問題，如傳輸速度慢，協(xié)作過程卡頓等。而且還限制了使用環(huán)境，只有在能翻墻的情況下才能使用團(tuán)隊(duì)文檔。

        所以，我個(gè)人并不推薦使用國(guó)外的團(tuán)隊(duì)文檔類工具。

        下面簡(jiǎn)述三款國(guó)外的團(tuán)隊(duì)文檔類工具：

        (1) Google Docs

        谷歌這種大廠的出品，質(zhì)量有保障。文件管理方便，搜索功能好用。協(xié)作功能領(lǐng)先，協(xié)同編輯的內(nèi)容可以實(shí)時(shí)查看，協(xié)作表格尤其出色，體驗(yàn)感佳。但基于谷歌的瀏覽器即終端的理念，本身是基于Web建立，所以終端不夠多。

        (2) Microsoft Office365

        Office本家的產(chǎn)品，協(xié)同和編輯功能當(dāng)然都好用，其他的功能也不遜色。能夠用Office365的郵箱實(shí)現(xiàn)很便捷的分享，并且能夠設(shè)置權(quán)限。

        支持多終端。

        (3) Quip

        看似不是大廠出身，實(shí)際上是Facebook的前CTO，也是Google Maps團(tuán)隊(duì)的創(chuàng)建人Bret Taylor做的一款協(xié)作產(chǎn)品，而且團(tuán)隊(duì)基因也非常好。

        模式是即時(shí)通訊+協(xié)同辦公，功能清晰。

        比起Google Docs和Office365，很多人更欣賞Quip的輕便。

        2. 國(guó)內(nèi)的團(tuán)隊(duì)文檔類工具

        (1) 一起寫

        一起寫的CEO蔡建在谷歌工作了八年，害怕自己在谷歌待得太舒服以至于形成惰性，所以跳出來做了自己的產(chǎn)品，來解決國(guó)內(nèi)辦公領(lǐng)域的痛點(diǎn)。

        蔡建在谷歌形成的良好工作素養(yǎng)在一起寫這款產(chǎn)品上得到了很好的體現(xiàn)。比如注重的功能點(diǎn)非常明確——協(xié)同辦公、多終端辦公、易上手。其他的功能則不再贅入。

        在使用中也能體會(huì)到，一起寫的協(xié)作辦公功能非常強(qiáng)大，基礎(chǔ)的存儲(chǔ)功能也能做到。團(tuán)隊(duì)管理和文檔管理的部分，則不是一起寫的側(cè)重點(diǎn)，但可以通過以分享鏈接的形式來實(shí)現(xiàn)權(quán)限管理。

        可惜一起寫的UI設(shè)計(jì)并不是很精致，對(duì)于挑剔的人而言可能有些拙陋。

        (2) 億方云

        億方云也是一款團(tuán)隊(duì)云盤，主要領(lǐng)域都是文件存儲(chǔ)跟管理、文件共享、文件協(xié)作。

        作為企業(yè)級(jí)文件管理與協(xié)作云平臺(tái)，企業(yè)可以便利的實(shí)現(xiàn)部門內(nèi)，部門間以及與企業(yè)外部的文件共享，并靈活設(shè)置權(quán)限，同時(shí)通過億方云強(qiáng)大的在線編輯，多格式預(yù)覽，全文檢索，文件評(píng)論等功能，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地，任何設(shè)備上的文件辦公與協(xié)作，提升企業(yè)的內(nèi)外部工作協(xié)同效率。

        億方云專注于以互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)營(yíng)的模式進(jìn)行產(chǎn)品規(guī)劃、設(shè)計(jì)與研發(fā)，擁有卓越的用戶體驗(yàn)以及世界五百?gòu)?qiáng)實(shí)踐認(rèn)可的安全保障。

        通過億方云，企業(yè)可以輕松的實(shí)現(xiàn)海量文件的聚合，存儲(chǔ)以及規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的有效沉淀和安全保護(hù)。 

        四、團(tuán)隊(duì)文檔管理建議：專人負(fù)責(zé)

        一個(gè)團(tuán)隊(duì)的知識(shí)庫(kù)是很龐大的，產(chǎn)生的相關(guān)文檔也非常雜亂。建議指定專人來負(fù)責(zé)團(tuán)隊(duì)文檔，進(jìn)行規(guī)劃和整理歸類。

        既要鼓勵(lì)成員創(chuàng)造添加知識(shí)文檔，還要進(jìn)行后期的梳理。這個(gè)角色就像圖書管理員一樣，不僅要引入新書，還要讓書處于合適的書架上，以方便取用。

        如果不指定專人來管理，就會(huì)人多手雜，每個(gè)人都有自己的方式，導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)文檔混亂無序。

        以上是我的個(gè)人見解，供參考。希望能夠幫助大家在眾多團(tuán)隊(duì)文檔工具中選擇最適合自己的一款。