大部分的人對文件共享的印象還停留在非常傳統(tǒng)的共享方式上,比如郵件、QQ、局域網(wǎng)、FTP等。而這些文件共享方式的弊端也是清晰可見。

傳統(tǒng)文件共享弊端

        通過郵件傳送文件的傳統(tǒng)方式，需要上傳、下載、傳送等多步完成，每次有文件修改都需要重新發(fā)送郵件，效率低，而且容易造成文件版本的混亂。如果是機密文件，郵件傳送過程中還面臨著被劫持的風險。

        QQ、微信等即時通訊工具傳送文件，尤其是大文件時，會受到網(wǎng)絡狀況的影響，容易出現(xiàn)中斷的情況，文件每次修改后仍需要重新傳輸。

        而局域網(wǎng)、FTP的文件共享就更不用說了，外網(wǎng)訪問困難，對外共享協(xié)作極其不便。

個人網(wǎng)盤文件共享方式

        百度云、360云等個人網(wǎng)盤因為免費，大多數(shù)的小企業(yè)或者員工貪圖免費開始使用網(wǎng)盤做辦公文件的分享。雖然個人網(wǎng)盤分享文件的方式相對于郵件和即時通訊工具有一定的便利性，省去了文件傳輸?shù)倪^程，但多人共用同一賬號登錄使得賬號安全系數(shù)極低，文件的安全性面臨威脅，可能被任意修改和刪除，刪除后的信息難以找回。并且，有些個人網(wǎng)盤不支持同一賬號多個IP同時登錄，共享者登錄查看文件可能存在沖突。

        此外，大多數(shù)個人網(wǎng)盤沒有在線編輯功能，文件每次修改仍需要下載、編輯、上傳的繁瑣步驟。

企業(yè)網(wǎng)盤分享文件的優(yōu)勢

        企業(yè)網(wǎng)盤類產(chǎn)品實現(xiàn)了有權限管控的多人共享。將個人賬號統(tǒng)一在公司賬號之下，團隊成員用各自的賬號登錄，在共享的文件內(nèi)按照不同的角色擁有對文件的不同權限，如文件所有者、上傳者、編輯者等，以保證企業(yè)文件的安全性。

        企業(yè)網(wǎng)盤一般都有通過鏈接分享的方式，對鏈接設置日期、權限等限制，單獨將某一份需要共享的文件分享給同事或者公司外部的合作伙伴。

        目前國內(nèi)的主流企業(yè)網(wǎng)盤類產(chǎn)品都有在線編輯功能，對于共享文件的修改不必再在下載后進行，也可以通過同步端在本地直接編輯，系統(tǒng)自動保存。

國創(chuàng)公司文件共享案例

        國創(chuàng)這是一家日本暖通設備的核心代理商，家用和商用的都有涉及，從銷售、安裝到售后一條龍服務，目前在本省擁有10余家門店，年銷售額破億。他們使用的是億方云企業(yè)網(wǎng)盤。

        在每個門店的中央空調(diào)的銷售安裝過程中，店長會根據(jù)客戶的姓名+地址在億方云上新建一個協(xié)作文件夾，然后邀請客戶、設計師、銷售員、安裝工一起加入?yún)f(xié)作。銷售員跟進客戶需求，將對應的需求文件上傳進這個文件夾后，可以直接@給設計師。設計師收到@信息后，根據(jù)需求設計完安裝設計圖之類的文件后，也上傳至這個文件夾。

        接著設計師會在設計圖下面@給客戶，請客戶確認，客戶的億方云手機客戶端同樣也會收到一條@消息并可直接查看，有什么反饋文件就可以直接在文件下面評論，跟設計師討論了。

        確認完畢后，設計師就可以@給安裝工了進行安裝的安排，安裝工上門安裝。安裝完成后就會用億方云手機客戶端拍照，照片就會自動上傳到這個客戶的文件夾 了，以作售后的證明。

        整個流程的文件共享都是基于億方云企業(yè)網(wǎng)盤的，而且每個人之間的上傳、協(xié)作、查看、跟進、文件信息的記錄都是非常便捷的，而且省去來傳統(tǒng)的多次上傳下載，反復確認溝通的繁瑣。